Gestión de Proyectos: Gestión de Personas

Trabajo en Equipo

Cuando no se planifica pueden aparecer errores difíciles de solucionar

 

Un proyecto (del latín proiectus) es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. (wikipedia)

Bajo esa definición realmente entran un montón de actividades que surgen en el día a día y que sin embargo no tratamos como ‘proyectos’, al menos formalmente. Por ejemplo, dos personas que compartan piso, en algún momento tendrán que coordinarse para la limpieza del piso. Es evidente que uno no puede limpiar si el otro está pintando una habitación, por ejemplo. Lo habitual en estos casos es que esa coordinación se realice de forma verbal y no formal, de ahí que siempre al compartir piso con gente nueva surjan roces y discusiones hasta llegar a pactos y acuerdos, aunque estos no sean formales.

En el ámbito profesional también se dan estas mismas circunstancias. Pocas veces cuando se contrata a algún profesional para algún servicio (un pintor, un mecánico…) se realiza un acuerdo formal. En general se suele pedir el precio y la fecha de cuando estará, dejando muchos detalles a la libre interpretación de las partes, lo cual causa problemas de todo tipo.

Hablar el mismo idioma

Uno de los primeros problemas cuando se contrata a un profesional para cualquier trabajo es que, evidentemente el profesional tiene (o debería tener) más conocimiento del tema y más específico, que quien lo contrata. Por poner un ejemplo relacionado con Internet, mucha gente quiere tener ‘una página web’, pero eso a los profesionales no les dice mucho porque no es ni remotamente parecida una página de un periódico que la página de gmail. Esto sucede en todos los ámbitos, yo sé que quiero pintar de rojo una habitación, pero no sé si hay que dar sellador al yeso y luego imprimación y pintar o si con una pintura plástica vale… Ahí es donde el profesional tiene que hacer el esfuerzo de hablar el mismo idioma que quien nos contrata y explicar las alternativas y lo que implica cada una.

Acotar bien los trabajos

Una vez que se habla el mismo idioma, hay que saber exactamente qué es lo que se quiere hacer. Por ejemplo, en el caso de la limpieza semanal de un piso ¿incluye limpiar las persianas de las ventanas o eso se deja a parte? Estas cuestiones, hay que dejarlas bien claras porque seguramente cada uno piense una cosa. Unos pensarán ‘hombre, claro que hay que limpiarlas’ y otros pensarán ‘Eso entretiene mucho y es mejor dejarlo para otro momento’ y si nadie lo menciona a la hora de ponerse manos a la obra y limpiar, surgirán problemas cuando uno se líe con las persianas y el otro piense que no habrá tiempo entonces de limpiar otras cosas. Estos problemas, siempre son peores cuando ya se está ejecutando la tarea, porque son imprevistos y hay que interrumpir esa tarea para solucionarlo.

Es fundamental para que nadie se lleve sorpresas ni decepciones acotar muy bien tanto lo que se va a hacer como lo que no se va a hacer y aquí también es importante que el profesional, en base a su experiencia, sepa comunicar bien y dejar claras todas las tareas.

Diferentes vistas de un mismo proyecto

Dependiendo del rol, cada uno ve el proyecto a su manera

Planificar las tareas

Realmente las personas somos muy malos prediciendo el futuro, siempre pensamos que todo va a salir bien y minimizamos problemas, pero eso no debe impedir que intentemos trazar un plan. Hay que entender que siempre se trata de estimaciones y previsiones y que muchas veces no se cumplirán, pero siempre es mejor tener una planificación y después ajustarla según los problemas que encontremos, que no tener nada. La incertidumbre es mucho peor que una mala planificación. Ahora bien, hay que procurar cumplir los plazos, al menos de lo que depende de nosotros directamente, si pretendemos que nos tomen en serio.

Ser flexibles

Si hemos identificado las tareas y se han planificado con cabeza, hay que asumir que el plan se cumplirá, pero siempre hay imprevistos o cambios que hay que acomodar. En este sentido, tener todo bien planificado nos permite saber cómo afectará ese cambio y qué habrá que modificar para poder cumplirlo. De hecho es una buena herramienta de defensa frente a los cambios imprevistos (la típica frase de ya que estás, por qué no haces también…). Si cuando el pintor empieza a pintar de rojo la habitación y yo veo que es muy chillón y le digo que mejor lo pinte de verde, tengo que asumir que todo se va a retrasar y que he hecho que se pierda un día de trabajo (que alguien tendrá que pagar). Esto es más sencillo verlo (o hacérselo ver al cliente) cuando se tenía una planificación detallada antes de empezar a ejecutar el trabajo.

En definitiva, el plan no es inmutable, pero los cambios siempre conllevan un coste, en tiempo o en dinero o en ambos y hay que ser consciente de ello si no queremos que nadie se lleve a engaños o se sienta frustrado.

Comunicación continua

Otra de las fuentes de frustración es la incertidumbre relativa al estado de la tarea o proyecto. Aunque se tenga una planificación y todas las partes la conozcan, lo cierto es que eso solo sirve de guía. Cuando se ha comenzado a trabajar se necesita una información fluida para poder determinar si aquello que se acordó y se planificó se está cumpliendo. Muchas veces se interpreta esta necesidad de información como una forma de injerencia o de control inflexible, pero hay que ponerse en el lugar de cada uno. Un cliente que encarga una obra, desde que empieza hasta que se acaba, tiene poco que hacer salvo preguntar ¿Qué tal? ¿Cómo vamos? Es su forma de estar implicado en el proyecto y seguramente no lo haga con malicia, aunque sí puede resultar molesto. Por ello es mucho mejor que no tenga que estar preguntando y que la información fluya de forma natural para conocer el estado del proyecto.

Esto no sólo es para proyectos grandes o complejos, si volvemos al tema de pintar una habitación, imagina que se ha parado porque hay que pedir la pintura verde. Es mucho menos frustrante si el pintor te llama para decirte que todavía no tiene la pintura porque no la tenían en la tienda y la han tenido que pedir, que no saber nada del pintor y tener que llamarle para preguntarle. Una  simple llamada distingue a un profesional que se preocupa por sus clientes, de otro que quizá también trabaje bien pero que deje sensación de tener que estar ‘detrás de él’.

Conclusión

Aunque la gestión de proyectos, de forma tradicional y formal, siempre se ha tratado como una herramienta profesional para estimar costes y fijar fechas, no hay que olvidar su parte más humana. Y es que realizar proyectos no deja de ser una forma de relación entre distintas personas, cada una con sus intereses y sus puntos de vista y la única forma de que los proyectos formados por esas personas lleguen a buen término es que todas se sientan entendidas e integradas. Gestionar un proyecto de forma profesional y más formal puede evitar muchos problemas a todas las partes y puede significar la diferencia entre un proyecto exitoso o un desastre.

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